Prot

Afgelopen weken ben ik, naast mijn gewone werk, bezig geweest als lid van een Pre-Openings-Team (PROT) voor een filiaal in Hilversum. Dit team begeleidt en ondersteunt een filiaal tijdens verbouwingen. In dit geval een VWO (Volgende Week Open) situatie van een voormalig franchisefiliaal naar een DNAH..
Mijn taak bestond uit het opzetten van HACCP-digitaal voor het Kwaliteitsteam.
Mijn werkwijze is als volgt : een aantal weken voor de opening krijg ik de nieuwe plattegrond. Aan de hand van deze plattegrond, met daarop alle koelingen en metrages, maak ik een loopvolgorde voor de temperatuurcontrole. Alle onderdelen geef ik een unieke naam en ik probeer het aantal te lopen meters zo kort mogelijk te houden.
Vervolgens noteer ik alle assortimentsgroepen van Verkoopklaar met de daarbij behorende metrages. Ook alle andere onderdelen die het Kwaliteitsteam bij moet houden worden genoteerd. Denk hierbij aan groentetafels, magazijn, kantoren, kassa's en zelfs de asbak voor de deur. Elk onderdeel wordt opgeschreven want in HACCP-digitaal staan alle onderdelen verspreid door het systeem. Een onderdeel vergeten is dus zo gebeurd en staat het niet in HACCP-digitaal dan kan het zomaar gebeuren dat dit onderdeel een paar maanden of nog langer niet wordt schoongemaakt. Dat moeten we dus voorkomen.
Tevens geef ik per onderdeel aan hoeveel tijd het kost en hoe vaak het gedaan moet worden. Een bodembak helemaal leeghalen, schoonmaken en weer vullen kost gemiddeld zo'n 6 tot 7 minuten. Uiteraard voeg ik tijd toe als het een lastige meter is met bv. veel verdelers, vaker vervuiling of oplegplaten op hogere planken. Er zijn ook modules waarvan ik vind dat ze vaker schoongemaakt moeten worden. Een voorbeeld hiervan is de eet- en drinkzuivel. Als je deze slechts 1 keer in de 4 weken zou doen wordt het een gigantische klus. Mijn voorkeur gaat uit naar elke dag, gelijk met het schoonmaken van de glazen deuren. Dit lijkt een enorme investering maar vergeet niet dat je begint met een schone winkel en dat het schoonhouden dan makkelijker is dan opgehoopt vuil verwijderen. Als je alle standaardtijden uiteindelijk bij elkaar optelt kom je op meer uit dan je mag gebruiken. Startend met een schone winkel is het echter vaak niet nodig om elke meter helemaal leeg en schoon te maken. De werkelijk gebruikte tijd zal dus stukken lager liggen dan de theoretische tijd en de overgebleven tijd kun je dan gebruiken om extra aandacht aan een onderdeel te geven of de frequentie van een module te verhogen.
Vervolgens deel ik Houdbaar, Vers, Kassa en overige in vieren en ga ik de onderdelen van elk van deze vier groepen verdelen over de week. Hierbij ligt het zwaartepunt van de periodieke schoonmaakwerkzaamheden op maaandag t/m donderdag omdat het op de drukke vrijdag en zaterdag geen doen is om metrages leeg te gaan trekken. Schoon is mooi maar we moeten er geen klanten, of onszelf, mee gaan pesten. Tevens hou ik rekening met de beschikbaarheid van de Kwaliteitsmedewerkers.
Uiteindelijk krijg ik zo 24 A4-tjes (4x6 dagen per week) met daarop alle dagelijkse, wekelijkse, tweewekelijkse en vierwekelijkse activiteiten en de daarvoor in theorie benodigde tijd. Zit er veel ongelijkheid in bv. maandag week 1 en maandag week 2 dan ga ik schuiven met onderdelen zodat uiteindelijk elke week ongeveer evenveel tijd kost. Een dag voor de opening meld ik mij dan 's morgens bij het filiaal en zet ik het geheel in HACCP-digitaal. Ik laat aan de Kwaliteitsmederwerkers zien hoe ze later aanpassingen kunnen maken, hoe en wat ze aan VRO- en TIB artikelen kunnen bestellen en ik loop met ze de winkel door om ze op knelpunten te wijzen en tips uit te wisselen.
Aan het eind van de dag hoop ik ze genoeg bagage meegegeven te hebben om hun vak met plezier en een goed resultaat uit te kunnen oefenen.