Prot

Afgelopen weken ben ik, naast mijn gewone werk, bezig geweest als lid van een Pre-Openings-Team (PROT) voor een filiaal in Hilversum. Dit team begeleidt en ondersteunt een filiaal tijdens verbouwingen. In dit geval een VWO (Volgende Week Open) situatie van een voormalig franchisefiliaal naar een DNAH..
Mijn taak bestond uit het opzetten van HACCP-digitaal voor het Kwaliteitsteam.
Mijn werkwijze is als volgt : een aantal weken voor de opening krijg ik de nieuwe plattegrond. Aan de hand van deze plattegrond, met daarop alle koelingen en metrages, maak ik een loopvolgorde voor de temperatuurcontrole. Alle onderdelen geef ik een unieke naam en ik probeer het aantal te lopen meters zo kort mogelijk te houden.
Vervolgens noteer ik alle assortimentsgroepen van Verkoopklaar met de daarbij behorende metrages. Ook alle andere onderdelen die het Kwaliteitsteam bij moet houden worden genoteerd. Denk hierbij aan groentetafels, magazijn, kantoren, kassa's en zelfs de asbak voor de deur. Elk onderdeel wordt opgeschreven want in HACCP-digitaal staan alle onderdelen verspreid door het systeem. Een onderdeel vergeten is dus zo gebeurd en staat het niet in HACCP-digitaal dan kan het zomaar gebeuren dat dit onderdeel een paar maanden of nog langer niet wordt schoongemaakt. Dat moeten we dus voorkomen.
Tevens geef ik per onderdeel aan hoeveel tijd het kost en hoe vaak het gedaan moet worden. Een bodembak helemaal leeghalen, schoonmaken en weer vullen kost gemiddeld zo'n 6 tot 7 minuten. Uiteraard voeg ik tijd toe als het een lastige meter is met bv. veel verdelers, vaker vervuiling of oplegplaten op hogere planken. Er zijn ook modules waarvan ik vind dat ze vaker schoongemaakt moeten worden. Een voorbeeld hiervan is de eet- en drinkzuivel. Als je deze slechts 1 keer in de 4 weken zou doen wordt het een gigantische klus. Mijn voorkeur gaat uit naar elke dag, gelijk met het schoonmaken van de glazen deuren. Dit lijkt een enorme investering maar vergeet niet dat je begint met een schone winkel en dat het schoonhouden dan makkelijker is dan opgehoopt vuil verwijderen. Als je alle standaardtijden uiteindelijk bij elkaar optelt kom je op meer uit dan je mag gebruiken. Startend met een schone winkel is het echter vaak niet nodig om elke meter helemaal leeg en schoon te maken. De werkelijk gebruikte tijd zal dus stukken lager liggen dan de theoretische tijd en de overgebleven tijd kun je dan gebruiken om extra aandacht aan een onderdeel te geven of de frequentie van een module te verhogen.
Vervolgens deel ik Houdbaar, Vers, Kassa en overige in vieren en ga ik de onderdelen van elk van deze vier groepen verdelen over de week. Hierbij ligt het zwaartepunt van de periodieke schoonmaakwerkzaamheden op maaandag t/m donderdag omdat het op de drukke vrijdag en zaterdag geen doen is om metrages leeg te gaan trekken. Schoon is mooi maar we moeten er geen klanten, of onszelf, mee gaan pesten. Tevens hou ik rekening met de beschikbaarheid van de Kwaliteitsmedewerkers.
Uiteindelijk krijg ik zo 24 A4-tjes (4x6 dagen per week) met daarop alle dagelijkse, wekelijkse, tweewekelijkse en vierwekelijkse activiteiten en de daarvoor in theorie benodigde tijd. Zit er veel ongelijkheid in bv. maandag week 1 en maandag week 2 dan ga ik schuiven met onderdelen zodat uiteindelijk elke week ongeveer evenveel tijd kost. Een dag voor de opening meld ik mij dan 's morgens bij het filiaal en zet ik het geheel in HACCP-digitaal. Ik laat aan de Kwaliteitsmederwerkers zien hoe ze later aanpassingen kunnen maken, hoe en wat ze aan VRO- en TIB artikelen kunnen bestellen en ik loop met ze de winkel door om ze op knelpunten te wijzen en tips uit te wisselen.
Aan het eind van de dag hoop ik ze genoeg bagage meegegeven te hebben om hun vak met plezier en een goed resultaat uit te kunnen oefenen.      

Adap Kool

Je kent ze wel : klanten die naar je toe komen met de opmerking "U weet alles". Als eerste reactie ontken ik dat direct en hoop ik dat er een vraag komt die ik kan beantwoorden.
Zo weet ik ook niet alles over mijn eigen vak. Dingen veranderen nu eenmaal en soms doort het wat langer voordat ik iets te horen krijg of door heb. Ik kom uit een oud filiaal waar alle koelingen in het filiaal geregeld kunnen/moeten worden. In mijn huidige filiaal echter zijn niet-stekker apparaten op afstand bedienbaar, een zogeheten Adap Kool filiaal. Dat wist ik. Ik verkeerde echter ook in de veronderstelling dat alle koelingen en vriezers tijdens de temperatuurcontrole gemeten en in HACCP-digitaal ingevoerd moesten worden.
Na contacten met collega's uit andere filialen begon ik echter te twijfelen. Ik heb de handboeken erop nagelezen en ook daarna bleef ik twijfelen. "To measure or not to measure" ?

Navraag bij WO Support VK bracht uitkomst : van alle koelingen die zijn aangesloten op het Adap Kool systeem hoeven wij zelf niet de temperatuur te meten en te registreren. Dat wordt centraal door een bedrijf gedaan. Wat wij echter wel moeten doen is een lijst samenstellen waarop alle Adap Kool koelingen vermeld staan en deze lijst in het filiaal archiveren. Bij een controle van de Voedsel en Waren Autoriteit kunnen wij dan aantonen welke koelingen hierop zijn aangesloten en waar zij de temperatuurcontrolelijsten kunnen opvragen.

Maandag gaan wij onze 124 meetpunten dus even flink inkorten. Er zullen zo'n 100 punten gaan verdwijnen.    

Gefeliciteerd !

Ik moet eerst even nog wat achterstallig onderhoud wegwerken. Twee collega's hebben in de afgelopen week hun 25-jarig jubileum gevierd. Dat zijn mevr.K.C.E.Nooteboom-de Looff van AH 1215 in Leiden op 30 mei en de hr.L.J.Punt van die prachtige winkelwedstrijdwinnaar AHXL 1511 in Vlissingen op 3 juni. Hij zal daar zijn puntje wel aan bijgedragen hebben.
In de nieuwe periode is er maar 1 jubilaris en dat is op 1 juli mevr.S.Penava-Ivankov van AH 1079 in Rotterdam. Allemaal gefeliciteerd !