Veranderingen voor de Kwaliteitsmedewerker

Deze week was het dan zover. Degenen die Hans' commentaar hebben gelezen waren misschien net zo nieuwsgierig als ik. Wat gaat er veranderen voor de Kwaliteitsmedewerkers ?
Dat er uren geminderd zouden worden wist ik al en dat is ook niet iets wat in de Handboeken vermeld hoeft te worden.

Q4 2013

De veranderingen treden officieel pas in werking in het vierde kwartaal van 2013. Ook het veranderde urenaantal wordt dan toegepast. Maar let op ! Deze procesoptimalisatie kan ook al eerder in je filiaal toegepast worden.

Handboeken

Klik op Plaza op de applicatie 'Handboeken' en daarna op de tab 'wijzigingen'. Je krijgt dan de laatste wijzigingen in de Handboeken te zien. Voor ons zijn de wijzigingen van week 14 van belang. Overigens zie je hier ook de wijzigingen die plaats gaan vinden voor de afdelingen Verkoopklaar, Verkoopafhandeling en Verkoop.
Twee stukjes tekst zal ik hier ook laten zien.

Let op. Deze procesoptimalisatie zal in Q4 nader worden toegelicht en officieel in de uren zijn verwerkt. In de tussentijd kun je hier al wel mee aan de slag gaan.


Inleiding 


Naast het normerem van de verschillende werkzaamheden hebben we met elkaar gekeken naar de frequentie hiervan. Dit is gedaan samen met de winkels en Diversey. Om dit concreet te make willen we dit overzicht met julli delen. Hierin kan je zowel de frequentie van een activiteit als de tijdsduur terugvinden. Om het overzichtelijk te houden hebben we de post 'overige' hier buiten gelaten (bijv. toiletten/kantine etc.)

Het kwaliteitsteam gebruikt HACCP digitaal waarin de werkzaamheden staan per dag. Dit blijft ongewijzigd. We gaan dit op termijn wel centraal zo aanpassen dat we de frequentie van de acticiteiten hierin overnemen.


Effecten


Duidelijkheid naar de medewerker en een specifiek schonere winkel. Hierin hebben we ons vooral gefocust op schoonhouden in plaats van schoonmaken. Dit resulteert in een hogere klantwaardering.


Risico's


Wat we terug zien in de winkels is dat de Kwaliteitsmedewerker veelal een extra takenpakket toebedeeld heeft gekregen. Lampen vervangen, toiletten ontstoppen, timmer werkzaamheden maar ook het lopen van het codeboek. Deze werkzaamheden vallen niet binnen het takenpakket van de Kwaliteitsmedewerker. Kortom zet de Kwaliteitsmedewerker in waar hij of zij voor bedoeld is.

En deze.

Let op. Deze procesoptimalisatie zal in Q4 nader worden toegelicht en officieel in de uren zijn verwerkt. In de tussentijd kun je hier al wel mee aan de slag gaan.

Inleiding

we gaan onderscheid maken in de frequenties van het bodembak schoonmaken. In de huidige normering gaan we uit van een periodieke schoonmaak van eens in de vier weken. Deze hebben we specifieker gemaakt per metrage. Zo zullen metrages waar meer vervuiling optreed frequenter in HACCP digitaal terugkomen (bijvoorbeeld wekelijks) en bij metrages waar weinig tot geen vuil is minder frquent (bijvoorbeeld toiletpapier viermaal per jaar). Een overzicht hiervan zal worden opgenomen in Excel waar concreet wordt wat de frequentie is per metrage.

Centraal zal HACCP digitaal hierop worden aangepast. Zorg ervoor dat je de werkzaamheden op de juiste momenten uitvoert, zoals HACCP digitaal aangeeft.

Effecten

Een specifiekere schonere winkel waarin er voor de medewerker meer focus en tijd komt op de plekken die sneller en vaker vies zijn.

Risico's

Het werken met HACCP digitaal is een vereiste.

Kritische punten in het proces

Door de frequentie van de bodembakken beter op de praktijk af te stemmen gaan we steeds meer toe naar schoonhouden in plaats van schoonmaken. Er is voor normering uitgegaan dat de medewerker de bodembak reinigt zowel boven op als er onder.

Wanneer een winkel dit als standaard proces uitvoert zal het schoonmaken steeds efficienter gaan plaatsvinden. wanneer een winkel niet de werkprocessen afstemt op HACCP digitaal, en/of de uren inzet waar ze voor bedoeld zijn, zal het relatief meer tijd kosten om weer op niveau te komen.

Tijdens het lezen van deze stukjes had ik een gevoel van herkennning en erkenning. Het werk kan efficienter: onnodige dingen hoeven minder vaak en sommige groepen hebben meer aandacht nodig.
Zouden ze dan toch dit blog lezen ?

Frequentie

Maar wat is dan de nieuwe frequentie ? Hoe hebben ze die bepaald ?
Er zijn filialen gezocht die de huidige processen op de juiste manier uitvoeren. Een lastige klus bleek dat te zijn. Ik heb al eerder gemeld dat veel supermarktmanagers het op hun eigen manier willen doen. De werkzaamheden zijn geobserveerd en genoteerd met behulp van een pda. (Werkzaamheden zoals van Verkoopklaar, lossen e.d., zijn geobserveerd met behulp van een videocamera.)
De klantwaardering, en ik neem aan ook een visuele waardering door Diversey, c.q. een deskundige, is meegenomen in de bepaling van de benodigde frequentie.
Zitten hierin nog opvallende of logische conclusies ? In de Handboeken staat ook een Excel-lijst met daarin de frequentie per groep. Ik weet niet zeker of dit ook de frequentie is die in het vierde kwartaal toegepast gaat worden, en die dus ook nu al toegepast mag gaan worden, maar het heeft ook achtwekelijkse- en zelfs kwartaalfrequenties.
Sommige frequenties zul je zeker herkennen als logisch : zo gaan Papierwaren, Babyverzorging, Periode en Basis non-food over naar schoonmaken per kwartaal. Logisch, niets mis mee.
Sommige groepen blijven zoals ze zijn, per periode : bv. Koek, Broodvervangers, Oosters, Dierenvoeding hond. Logisch, niets mis mee.
Er zijn echter ook groepen waar ik het echt niet mee eens kan zijn. Niet vanuit mijzelf geredeneerd maar vanuit de klant die dagelijks of wekelijks bij ons over de vloer komt. Hoe zou die het vinden als de Rijst per 4 weken schoongemaakt wordt ? Of de Suiker 1 keer in de week ? Wij hebben 3 meter Suiker en de stofzuiger gaat er elke dag langs. Soms kan dat in 10 seconden, soms heb je er meer dan 5 minuten voor nodig. De havermoutvlokken zullen vier weken in het vak blijven liggen, net als de kattengrind. De eet- en drinkzuivel gaat van vier- naar tweewekelijks. Dit lijkt een verbetering maar wij doen het vier keer per week en eigenlijk wil ik dat elke dag. Een ernstig gebrek aan Kwaliteitsmedewerkers, zeker zo'n 60 uur, voorkomt dat echter.
Noodgedwongen moeten wij dus ook elke dag afwegen welke groepen er een periode over kunnen slaan. De groepen die bij de nieuwe werkwijze in een lagere frequentie gedaan gaan worden doen wij dus al op deze manier. Elk nadeel hep ze voordeel.

Uren

Maar welke gevolgen heeft dit allemaal voor de uren die het Kwaliteitsteam mag gebruiken ?
Dit blijkt, zoals het er nu voor staat, wel mee te vallen. Een gemiddeld filiaal dat nu 68 uur gebruikt voor de werkzaamheden van het Kwaliteitsteam mag daar later in dit jaar 2 uur minder voor gebruiken.
De schade valt dus mee. Belangrijk is dan wel dat de Kwaliteitsmedewerker die werkzaamheden uitvoert die tot zijn of haar takenpakket behoort en niet al die andere taken die ze er tegenwoordig 'bijdoen'.
Hier ligt een mooie contrlerende taak voor de Operationeel manager en de Regio Manager, eventueel in samenwerking met de nieuw op te richten Regionale Ondernemingsraden waar een Kwaliteitsmedewerker in vertegenwoordigd zal zijn. Het uitvoeren van de processen zoals ze op het Hoofdkantoor bedacht zijn, in samenwerking met de filialen, zal nog een hele uitdaging worden.