Veranderingen voor de Kwaliteitsmedewerker

Deze week was het dan zover. Degenen die Hans' commentaar hebben gelezen waren misschien net zo nieuwsgierig als ik. Wat gaat er veranderen voor de Kwaliteitsmedewerkers ?
Dat er uren geminderd zouden worden wist ik al en dat is ook niet iets wat in de Handboeken vermeld hoeft te worden.

Q4 2013

De veranderingen treden officieel pas in werking in het vierde kwartaal van 2013. Ook het veranderde urenaantal wordt dan toegepast. Maar let op ! Deze procesoptimalisatie kan ook al eerder in je filiaal toegepast worden.

Handboeken

Klik op Plaza op de applicatie 'Handboeken' en daarna op de tab 'wijzigingen'. Je krijgt dan de laatste wijzigingen in de Handboeken te zien. Voor ons zijn de wijzigingen van week 14 van belang. Overigens zie je hier ook de wijzigingen die plaats gaan vinden voor de afdelingen Verkoopklaar, Verkoopafhandeling en Verkoop.
Twee stukjes tekst zal ik hier ook laten zien.

Let op. Deze procesoptimalisatie zal in Q4 nader worden toegelicht en officieel in de uren zijn verwerkt. In de tussentijd kun je hier al wel mee aan de slag gaan.


Inleiding 


Naast het normerem van de verschillende werkzaamheden hebben we met elkaar gekeken naar de frequentie hiervan. Dit is gedaan samen met de winkels en Diversey. Om dit concreet te make willen we dit overzicht met julli delen. Hierin kan je zowel de frequentie van een activiteit als de tijdsduur terugvinden. Om het overzichtelijk te houden hebben we de post 'overige' hier buiten gelaten (bijv. toiletten/kantine etc.)

Het kwaliteitsteam gebruikt HACCP digitaal waarin de werkzaamheden staan per dag. Dit blijft ongewijzigd. We gaan dit op termijn wel centraal zo aanpassen dat we de frequentie van de acticiteiten hierin overnemen.


Effecten


Duidelijkheid naar de medewerker en een specifiek schonere winkel. Hierin hebben we ons vooral gefocust op schoonhouden in plaats van schoonmaken. Dit resulteert in een hogere klantwaardering.


Risico's


Wat we terug zien in de winkels is dat de Kwaliteitsmedewerker veelal een extra takenpakket toebedeeld heeft gekregen. Lampen vervangen, toiletten ontstoppen, timmer werkzaamheden maar ook het lopen van het codeboek. Deze werkzaamheden vallen niet binnen het takenpakket van de Kwaliteitsmedewerker. Kortom zet de Kwaliteitsmedewerker in waar hij of zij voor bedoeld is.

En deze.

Let op. Deze procesoptimalisatie zal in Q4 nader worden toegelicht en officieel in de uren zijn verwerkt. In de tussentijd kun je hier al wel mee aan de slag gaan.

Inleiding

we gaan onderscheid maken in de frequenties van het bodembak schoonmaken. In de huidige normering gaan we uit van een periodieke schoonmaak van eens in de vier weken. Deze hebben we specifieker gemaakt per metrage. Zo zullen metrages waar meer vervuiling optreed frequenter in HACCP digitaal terugkomen (bijvoorbeeld wekelijks) en bij metrages waar weinig tot geen vuil is minder frquent (bijvoorbeeld toiletpapier viermaal per jaar). Een overzicht hiervan zal worden opgenomen in Excel waar concreet wordt wat de frequentie is per metrage.

Centraal zal HACCP digitaal hierop worden aangepast. Zorg ervoor dat je de werkzaamheden op de juiste momenten uitvoert, zoals HACCP digitaal aangeeft.

Effecten

Een specifiekere schonere winkel waarin er voor de medewerker meer focus en tijd komt op de plekken die sneller en vaker vies zijn.

Risico's

Het werken met HACCP digitaal is een vereiste.

Kritische punten in het proces

Door de frequentie van de bodembakken beter op de praktijk af te stemmen gaan we steeds meer toe naar schoonhouden in plaats van schoonmaken. Er is voor normering uitgegaan dat de medewerker de bodembak reinigt zowel boven op als er onder.

Wanneer een winkel dit als standaard proces uitvoert zal het schoonmaken steeds efficienter gaan plaatsvinden. wanneer een winkel niet de werkprocessen afstemt op HACCP digitaal, en/of de uren inzet waar ze voor bedoeld zijn, zal het relatief meer tijd kosten om weer op niveau te komen.

Tijdens het lezen van deze stukjes had ik een gevoel van herkennning en erkenning. Het werk kan efficienter: onnodige dingen hoeven minder vaak en sommige groepen hebben meer aandacht nodig.
Zouden ze dan toch dit blog lezen ?

Frequentie

Maar wat is dan de nieuwe frequentie ? Hoe hebben ze die bepaald ?
Er zijn filialen gezocht die de huidige processen op de juiste manier uitvoeren. Een lastige klus bleek dat te zijn. Ik heb al eerder gemeld dat veel supermarktmanagers het op hun eigen manier willen doen. De werkzaamheden zijn geobserveerd en genoteerd met behulp van een pda. (Werkzaamheden zoals van Verkoopklaar, lossen e.d., zijn geobserveerd met behulp van een videocamera.)
De klantwaardering, en ik neem aan ook een visuele waardering door Diversey, c.q. een deskundige, is meegenomen in de bepaling van de benodigde frequentie.
Zitten hierin nog opvallende of logische conclusies ? In de Handboeken staat ook een Excel-lijst met daarin de frequentie per groep. Ik weet niet zeker of dit ook de frequentie is die in het vierde kwartaal toegepast gaat worden, en die dus ook nu al toegepast mag gaan worden, maar het heeft ook achtwekelijkse- en zelfs kwartaalfrequenties.
Sommige frequenties zul je zeker herkennen als logisch : zo gaan Papierwaren, Babyverzorging, Periode en Basis non-food over naar schoonmaken per kwartaal. Logisch, niets mis mee.
Sommige groepen blijven zoals ze zijn, per periode : bv. Koek, Broodvervangers, Oosters, Dierenvoeding hond. Logisch, niets mis mee.
Er zijn echter ook groepen waar ik het echt niet mee eens kan zijn. Niet vanuit mijzelf geredeneerd maar vanuit de klant die dagelijks of wekelijks bij ons over de vloer komt. Hoe zou die het vinden als de Rijst per 4 weken schoongemaakt wordt ? Of de Suiker 1 keer in de week ? Wij hebben 3 meter Suiker en de stofzuiger gaat er elke dag langs. Soms kan dat in 10 seconden, soms heb je er meer dan 5 minuten voor nodig. De havermoutvlokken zullen vier weken in het vak blijven liggen, net als de kattengrind. De eet- en drinkzuivel gaat van vier- naar tweewekelijks. Dit lijkt een verbetering maar wij doen het vier keer per week en eigenlijk wil ik dat elke dag. Een ernstig gebrek aan Kwaliteitsmedewerkers, zeker zo'n 60 uur, voorkomt dat echter.
Noodgedwongen moeten wij dus ook elke dag afwegen welke groepen er een periode over kunnen slaan. De groepen die bij de nieuwe werkwijze in een lagere frequentie gedaan gaan worden doen wij dus al op deze manier. Elk nadeel hep ze voordeel.

Uren

Maar welke gevolgen heeft dit allemaal voor de uren die het Kwaliteitsteam mag gebruiken ?
Dit blijkt, zoals het er nu voor staat, wel mee te vallen. Een gemiddeld filiaal dat nu 68 uur gebruikt voor de werkzaamheden van het Kwaliteitsteam mag daar later in dit jaar 2 uur minder voor gebruiken.
De schade valt dus mee. Belangrijk is dan wel dat de Kwaliteitsmedewerker die werkzaamheden uitvoert die tot zijn of haar takenpakket behoort en niet al die andere taken die ze er tegenwoordig 'bijdoen'.
Hier ligt een mooie contrlerende taak voor de Operationeel manager en de Regio Manager, eventueel in samenwerking met de nieuw op te richten Regionale Ondernemingsraden waar een Kwaliteitsmedewerker in vertegenwoordigd zal zijn. Het uitvoeren van de processen zoals ze op het Hoofdkantoor bedacht zijn, in samenwerking met de filialen, zal nog een hele uitdaging worden.

Diversey scores 2011

Het jaar 2011 is al weer een tijdje afgesloten en de resultaten zijn door HK geanaliseerd. Op Plaza/Deze Week/Kwaliteitsmedewerker staan kort samengevat de conclusies. De collega's die dit blog lezen, lezen natuurlijk ook de Deze Week maar ik wilde toch even mijn gedachten over de conclusies op 'papier' zetten.

Het resultaat van de gemiddelde score van voorjaars- en najaarscontrole in 2011 is met 2 procent gestegen ten opzichte van 2010. Dat is mooi. We moeten er echter wel rekening mee houden dat er weer een aantal winkels omgebouwd zijn tot DNAH. Deze scoren uiteraard beter na dan voor de ombouw. Zeg dat er 45 winkels (5%) zijn omgebouwd en dat deze winkels zo'n 20% beter scoren dan heeft dat al een verbetering met 1% als resultaat op het totaal. Blijft er evengoed nog een stijging over natuurlijk en daar zijn we blij mee.

Aandachtspunten :

Schoonmaak en hygiene van koelingen/koelcellen, diepvriezers e.d..
Zeker bij de zuivel is er het een en ander mis. Lekkende melkpakken en kapotgevallen toetjes (zowel door klanten als collega's) zijn een dagelijkse ergernis. Wij hebben de eet- en drinkzuivel en het melkhuisje dagelijks op het schema staan. Ik moet er niet aan denken om dit 1x in de 4 weken te doen, ik zou mij kapotschamen. Aan lekkende melkpakken en klanten die spullen laten vallen kunnen wij weinig doen maar direct reageren van vullende collega's scheelt een hoop ellende. Beter opletten tijdens het vullen van diezelfde collega's zal ook de nodige breuk schelen.
Berucht is natuurlijk het rooster. Er onder schoonmaken is geen lolletje. Wij hebben dit makkelijker gemaakt door oplegplaten op maat te knippen en er onder te leggen. Onder de hete kraan zijn ze zo weer schoon.
Diezelfde oplegplaten zijn op de draadplanken weer een bron van schimmel als deze gecombineerd zijn met vastgeplakte opvulstroken. Als een plank (bijna) leeg is probeer ik ze zoveel mogelijk te vervangen door platen uit een stuk met daarin uitsparingen geknipt voor de staanders achterin.
De diepvrieskasten en cellen worden geveegd en daar is eigenlijk alles mee gezegd. Echt schoonmaken kan alleen door de vriezer uit te laten zetten. Dit vraagt om een hele strakke organisatie want er kan een hoop mee mis gaan.

Temperatuurbewaking en registratie
Dit hoeft geen probleem te zijn mits de controle en registratie bij afwezigheid van de Kwaliteitsmedewerker maar goed geregeld is. Hier ligt dus een taak voor de teamleider.

Vullen van koelingen boven de loadlijn
De Kwaliteitsmedewerker vult - als het goed is - zelf niet. Hij/zij kan wel constateren en aansturen maar ook hier ligt weer een taak voor de teamleider. De drie C's - Coachen, Controleren en Corrigeren - zijn hier weer belangrijk en eigenlijk ook een vierde C van Consequent.

THT-bewaking in het algemeen
Nergens in de werkomschrijving van de Kwaliteitsmedewerker wordt gesproken van de THT-bewaking maar het is wel onderdeel van de beoordeling door Diversey. Ik blijf dat een vreemde zaak vinden. Straks worden we ook nog beoordeeld op kasverschillen en snijverlies. Begrijp mij goed, ik ben een voorstander van een goede tht-controle maar leg die taak dan ook bij het Kwaliteitsteam. Niet als extra taak voor de huidige KM-ers maar voeg de daarvoor benodigde uren en medewerker(s) toe aan het Kwaliteitsteam. Voordeel hiervan is dat het Kwaliteitsteam uit meer mensen bestaat en er makkelijker omgegaan kan worden met ziekte en vakantie.
Er zijn nog meer taken die volgens mij te maken hebben met 'vakverzorging' en toegevoegd kunnen worden waarna het Kwaliteitsteam een zelfstandige afdeling met eigen teamleider kan worden.

Schoonmaak van bodembakken ivm ongedierte
Dit lijkt mij erg situatiegebonden. Een oud filiaal in een grote stad zal hier waarschijnlijk meer problemen mee hebben dan een DNAH. Er kan natuurlijk altijd iets meekomen met leveranciers maar het is in ieder geval zaak om de eigen 'hardware' voor elkaar te hebben. Zitten er doppen op de poten van de staanders van de schappen ? Zijn er openingen van meer dan een halve centimeter naar de ruimte buiten de winkel ? Ligt er voedsel/breuk in de schappen ?
Constateer je ongedierte twijfel dan niet en schakel de ongediertebestrijding in. Beter voor niets gebeld dan niet gebeld.

Ook een aantal meetpunten van het kwaliteitsrondje scoren onvoldoende.
Niet schone AGF-meubelen (voor het stickerplakken is er nog steeds geen uniforme oplossing), kassameubelen (als de cassiere pauze neemt kan ze haar werkplek even schoonmaken) en de afzuigkap op de broodafdeling (even een stoffer er langs maar altijd : geen tijd!geen tijd!).
Ik zou zelf nog de temperatuurregistratie door de verschauffeur hier aan toe willen voegen. Meestal gebeurt dit namelijk niet en er zijn zelfs chauffeurs die voor alle filialen in hun rit al vooraf 2 gr. hebben ingevuld.
Overigens is het maar de vraag of de meetpunten naar waarheid ingevuld worden. Als ze al ingevuld worden.

Nog even en de voorjaarsaudit van Diversey vindt weer plaats. Maak van de minpunten van 2011 de speerpunten van 2012 en scoor nog beter.

"Een schone zaak is een normale zaak"
 

Vakantie-uren

Je denkt er misschien niet aan, of misschien de hele tijd, maar over een half jaar staan de zomervakanties weer voor de deur. Heb je je aanvraagformulier voor 2012 al gekregen ?
Ik weet niet of ze uitgedeeld worden want het formulier staat ook op Plaza. Op je persoonlijke pagina onder vakantie- en verlofregelingen staat het formulier. Je hoeft hem alleen maar uit te printen.

Op je persoonlijke pagina op Plaza staat ook een bericht over de veranderde wetgeving betreffende het opnemen van vakantie-uren. Mijn ervaring is dat veel collega's zelden of nog nooit op Plaza gekeken hebben dus dit bericht zal ze dan ontgaan. Misschien kun je het bericht uitprinten en op het mededelingenbord hangen als dat in jouw filiaal nog niet gebeurd is ?

Het bericht :

Per 1 januari 2012 wijzigt de vakantiewetgeving vanuit de overheid op twee punten.

1. Wettelijke vakantiedagen vervallen, wanneer ze binnen een half jaar na het jaar waarin ze zijn opgebouwd, niet hebt opgenomen. Wettelijke vakantiedagen zijn het aantal vakantiedagen waar je volgens de wet minimaal recht op hebt. Voor een full-timer is dat 20 dagen.
2. Als je verzuimt wegens ziekte ga je voortaan over de gehele periode van verzuim vakantiedagen opbouwen.

Vanaf 2013 zullen niet-opgenomen vakantiedagen sneller vervallen. Hoewel de wetgeving de vervaltermijn introduceert vanaf 1 januari 2012, zal Ahold de vervaltermijn pas per 1 januari 2013 invoeren. Dat betekent dus dat de wettelijke vakantiedagen van 2013 die niet zijn opgeneomen voor het eerst komen te vervallen per 1 juli 2014.
Wettelijke vakantiedagen die je tot 2013 nog niet hebt opgenomen vervallen dus niet.

Er staat bij het bericht ook een Q&A (Question and answer). Voor zover ik het begrijp geldt het voorgaande alleen over de opgebouwde vakantieuren volgens je contracturen en niet over de vakantieuren die je hebt opgebouwd over je 'overwerkuren'. Als je vragen hebt kun je die natuurlijk stellen aan je leidinggevende (die ze dan weer stelt aan zijn leidinggevende etc. etc.)

Zegt het voort. 

Kersttips

In de Deze Week wk 51 staan een vijftal tips voor de Kwaliteitsmedewerker tijdens de drukke kerstdagen. Een korte samenvatting :
1. Bij het laden en lossen let je op de juiste procedures. Met minimaal 2 man lossen en maximaal 30 minuten buiten de koeling
2. Het splitsen wordt door meerdere mensen correct en snel gedaan, bij voorkeur in de koelcel.
3. Met twee mensen 1 rolcontainer vullen en de producten niet boven of voor de vullijn vullen.
4. Pas de schoonmaakwerkzaamheden aan aan noodzaak en mogelijkheden.
5. Bespreek je werkzaamheden met je Teamleider (en je collega's). Normaal ruimen vulploegmedewerkers en cassieres zelf gevallen spullen op, tijdens deze drukke dagen kun je ze daarbij helpen.

Van een aantal punten zul je misschien denken "Ja hallo, ik kan wel tegen ze zeggen hoe ze het moeten doen maar ze doen het toch niet en mijn TL en het kader treed ook niet op. Ik heb helemaal geen invloed."
Helaas is dit maar al te vaak het geval. Het toepassen van de juiste procedures moet vooral van bovenaf opgelegd worden en er moet ook op toegezien worden dat dit goed blijft gaan. De Kwaliteitsmedewerker heeft niet genoeg gewicht in de hierarchie, een punt waar door het Hoofdkantoor nog flink aan gewerkt moet worden.

Let in ieder geval wel op punt 5 :   Normaal ruimen vulploegmedewerkers en cassieres zelf gevallen spullen op.
Ik zou zeggen : print het uit, geef dit deel een kleurtje en plak het op het mededelingenbord of iets dergelijks.

Sterkte met de feestdagen !

Diversey komt weer

Vanmiddag waren de periodieke werkzaamheden in het sm-gedeelte van haccp-digitaal nog niet operationeel dus ik denk dat we tot week 13 moeten wachten.

Leg dat maar eens uit aan Diversey als je de afgelopen maanden omgebouwd bent tot DNAH want die kunnen vanaf week 11 ook weer langs komen voor hun halfjaarlijkse controle. Je kunt hierover lezen op AH Plaza :

"De voorjaarscontrole van 2011 start op 14 maart en loopt tot eind juni. Nieuwe controlepunten zijn:




• De THT-code van de vergroepen wordt een belangrijk controlepunt. Diversey gaat bij drie verschillende versgroepen de THT-code controleren en of er FIFO gevuld wordt.


• De controle van de ovens op de bakkerijafdeling wordt opgesplitst in drie onderdelen: bakplaten, bovenkant deuren en afzuigkappen. Voorheen werd de oven in zijn geheel beoordeeld en scoorden de meeste winkels op het totaalplaatje goed. Maar als je de verschillende onderdelen van de oven los beoordeelt, valt er nog wel wat te verbeteren. Bij de meeste winkels zien de bakplaten er redelijk goed uit, maar verdienen de bovenkant van de deuren en afzuigkappen nog wat aandacht. Controleer alvast of alle onderdelen van de oven op de bakkerijafdeling aan de norm voldoen door de hygiënewerkplannen nog eens goed door te nemen."

Ik vind dat toch een beetje vreemd. Volgens mij is de halfjaarlijkse controle van Diversey gericht op zaken die te maken hebben met haccp-digitaal. THT-codes en FIFO vullen vallen daar niet onder en de Kwaliteitsmedewerker heeft daar ook geen invloed op. Sterker nog : als de KM zich daarmee zou bemoeien zou hem waarschijnlijk te verstaan worden gegeven dat hij zich met z'n eigen zaakjes bezig moet
houden. Ik denk dat een slecht resultaat, en dus een lagere totaalscore, toch uitstraling zal hebben naar de waardering van de KM.
Ik ben er altijd een voorstander van geweest dat het codeboek, naast nog enkele zaken die met kwaliteit en verzorging van het schap te maken hebben, onder de verantwoording van het Kwaliteitsteam zou vallen maar dan wel onder de juiste voorwaarden.
De bakkerijafdeling is ook niet de directe verantwoordelijkheid van de KM die dus voor een beoordeling afhankelijk is van de inzet van anderen. Als het aanspreken van de collega's van de bakkerijafdeling niet het gewenste resultaat heeft dan kan de KM dit aankaarten bij het kader maar is dan afhankelijk van de 'interesse' die het kader heeft. Gezien de reacties op mijn weblog en mijn ervaringen in het land zou die interesse wel eens heel gering kunnen zijn.

Winkelwedstrijd 2010

De eindstand van de winkelwedstrijd 2010 is bekend. De 12 regionale winnaars gaan door naar de eindronde en als het goed is hebben ze afgelopen week bezoek gehad van de directie. Tussen alle kerstklanten zul je ze wel herkend hebben. En zelfs als je ze niet kent kun je aan hun manier van kijken en doen zien dat het supermarktmensen zijn.

Mijn filiaal, AHXL Muiden, is in de regio XL Noord 2e geworden achter AHXL 1856 Ede. Gefeliciteerd Ede ! Wij hadden de leiding na de eerste ronde maar daarna heeft Ede het stokje overgenomen en zijn wij 2e geworden en gebleven met een gemiddelde score van 8,2 (Ede 8,39).

Via de banner 'winkelwedstrijd2010' op Plaza (momenteel via het internet wegens 'drukte' 24 uur per dag onbereikbaar) kun je de complete uitslagenlijst inzien en eventueel downloaden.
Een paar opvallende zaken :
- franchisers vormen de overgrote meerderheid in de top 50
- de hoogste gemiddelde score is 9,26
- de laagste gemiddelde score is 1,67
- de laagste gemiddelde score en toch 50 punten gescoord is 2,5
- een gemiddelde score van 8,43 hebben en dan 0 punten krijgen
- in je winkelgebied 12e worden met een score van 8,15
- in het land 484e worden en 2e in je winkelgebied (score 7,09)

Voer genoeg voor psychologen dus. Misschien zijn er ook nog regionale verschillen te vinden. Is de klant in het zuiden scheutiger met punten dan in het noorden  of andersom ? Wat is de score van de randstad t.o.v. de rest van Nederland ? Speelt vloeroppervlakte een rol ? Nabijheid van concurrerende supermarkten ? Leeftijdsopbouw/ervaring van het personeel ?
Misschien zijn er antwoorden te distilleren uit de cijfertjes waarmee de gemiddelde score, het gevoel van de klant, op een hoger plan gebracht kan worden.     

Week van de Veligheid

Op Plaza staat een enquete voor de medewerkers met een aantal vragen over je beleving van de (on)veiligheid in en rondom je winkel. Vul hem in.  

Terug

Zo. Net terug van twee weken vakantie.
Ik zie aan de reacties dat er nog niets verandert is aan de autorisatie van de applicaties. Deze week nog maar eens induiken. Ik ben verder benieuwd naar de halfjaarlijkse test van Diversey. Uiteraard zijn ze geweest toen ik weg was ?
Ook de eerste cijfers van de winkelwedstrijd ken ik nog niet omdat op de thuiscomputer de pagina met uitslagen niet te openen is. Hebben meer mensen dat of ben ik de enige ?
En kijken hoe mijn collega's die twee weken zijn doorgekomen. 

Plaza

Wij zijn eindelijk over op Plaza. Eerste indruk ?
Leuk en vlot.
Maarrr ! Er is toch iets dat mij stoort, enorrrm stoort.
Ik kan slechts drie applicaties gebruiken. Dat zijn HACCP, Handboeken en ELM. De Handboeken konden altijd al ingezien worden op het werk en ELM staat nog in de kinderschoenen, erg basic, en HACCP is onze dagelijkse routine.
Meer applicaties staan er voor mij niet bij, ik gebruik er echter veel meer.
MOMO (voor het bestellen van VRO-artikelen), TIB (voor inventaris en apparatuur e.d.), SSC (voor het stellen van vragen), Formulieren (voor het doen van storingsmeldingen aan koelingen e.d.) en Lotus Notes (voor mailcontact met collega's).
Zonder deze applicaties moeten veel acties overgenomen worden door een Teamleider. Dit zal onherroepelijk leiden tot misverstanden en vertragingen. Hoe meer schijven des te groter de kans op fouten. En de onafhankelijkheid en zelfstandigheid van de Kwaliteitsmedewerker wordt geminimaliseerd. Dan ben je dus echt die poetslap en verder niet.
Ik heb een mail gestuurd naar mijn OM en naar Zaandam en het verzoek voor meer applicaties is doorgespeeld naar Winkelorganisatie Support Management.
De komende twee weken loop ik tussen en over de Schotse bergen dus het resultaat laat voor mij in ieder geval nog even op zich wachten.