Veranderingen voor de Kwaliteitsmedewerker

Deze week was het dan zover. Degenen die Hans' commentaar hebben gelezen waren misschien net zo nieuwsgierig als ik. Wat gaat er veranderen voor de Kwaliteitsmedewerkers ?
Dat er uren geminderd zouden worden wist ik al en dat is ook niet iets wat in de Handboeken vermeld hoeft te worden.

Q4 2013

De veranderingen treden officieel pas in werking in het vierde kwartaal van 2013. Ook het veranderde urenaantal wordt dan toegepast. Maar let op ! Deze procesoptimalisatie kan ook al eerder in je filiaal toegepast worden.

Handboeken

Klik op Plaza op de applicatie 'Handboeken' en daarna op de tab 'wijzigingen'. Je krijgt dan de laatste wijzigingen in de Handboeken te zien. Voor ons zijn de wijzigingen van week 14 van belang. Overigens zie je hier ook de wijzigingen die plaats gaan vinden voor de afdelingen Verkoopklaar, Verkoopafhandeling en Verkoop.
Twee stukjes tekst zal ik hier ook laten zien.

Let op. Deze procesoptimalisatie zal in Q4 nader worden toegelicht en officieel in de uren zijn verwerkt. In de tussentijd kun je hier al wel mee aan de slag gaan.


Inleiding 


Naast het normerem van de verschillende werkzaamheden hebben we met elkaar gekeken naar de frequentie hiervan. Dit is gedaan samen met de winkels en Diversey. Om dit concreet te make willen we dit overzicht met julli delen. Hierin kan je zowel de frequentie van een activiteit als de tijdsduur terugvinden. Om het overzichtelijk te houden hebben we de post 'overige' hier buiten gelaten (bijv. toiletten/kantine etc.)

Het kwaliteitsteam gebruikt HACCP digitaal waarin de werkzaamheden staan per dag. Dit blijft ongewijzigd. We gaan dit op termijn wel centraal zo aanpassen dat we de frequentie van de acticiteiten hierin overnemen.


Effecten


Duidelijkheid naar de medewerker en een specifiek schonere winkel. Hierin hebben we ons vooral gefocust op schoonhouden in plaats van schoonmaken. Dit resulteert in een hogere klantwaardering.


Risico's


Wat we terug zien in de winkels is dat de Kwaliteitsmedewerker veelal een extra takenpakket toebedeeld heeft gekregen. Lampen vervangen, toiletten ontstoppen, timmer werkzaamheden maar ook het lopen van het codeboek. Deze werkzaamheden vallen niet binnen het takenpakket van de Kwaliteitsmedewerker. Kortom zet de Kwaliteitsmedewerker in waar hij of zij voor bedoeld is.

En deze.

Let op. Deze procesoptimalisatie zal in Q4 nader worden toegelicht en officieel in de uren zijn verwerkt. In de tussentijd kun je hier al wel mee aan de slag gaan.

Inleiding

we gaan onderscheid maken in de frequenties van het bodembak schoonmaken. In de huidige normering gaan we uit van een periodieke schoonmaak van eens in de vier weken. Deze hebben we specifieker gemaakt per metrage. Zo zullen metrages waar meer vervuiling optreed frequenter in HACCP digitaal terugkomen (bijvoorbeeld wekelijks) en bij metrages waar weinig tot geen vuil is minder frquent (bijvoorbeeld toiletpapier viermaal per jaar). Een overzicht hiervan zal worden opgenomen in Excel waar concreet wordt wat de frequentie is per metrage.

Centraal zal HACCP digitaal hierop worden aangepast. Zorg ervoor dat je de werkzaamheden op de juiste momenten uitvoert, zoals HACCP digitaal aangeeft.

Effecten

Een specifiekere schonere winkel waarin er voor de medewerker meer focus en tijd komt op de plekken die sneller en vaker vies zijn.

Risico's

Het werken met HACCP digitaal is een vereiste.

Kritische punten in het proces

Door de frequentie van de bodembakken beter op de praktijk af te stemmen gaan we steeds meer toe naar schoonhouden in plaats van schoonmaken. Er is voor normering uitgegaan dat de medewerker de bodembak reinigt zowel boven op als er onder.

Wanneer een winkel dit als standaard proces uitvoert zal het schoonmaken steeds efficienter gaan plaatsvinden. wanneer een winkel niet de werkprocessen afstemt op HACCP digitaal, en/of de uren inzet waar ze voor bedoeld zijn, zal het relatief meer tijd kosten om weer op niveau te komen.

Tijdens het lezen van deze stukjes had ik een gevoel van herkennning en erkenning. Het werk kan efficienter: onnodige dingen hoeven minder vaak en sommige groepen hebben meer aandacht nodig.
Zouden ze dan toch dit blog lezen ?

Frequentie

Maar wat is dan de nieuwe frequentie ? Hoe hebben ze die bepaald ?
Er zijn filialen gezocht die de huidige processen op de juiste manier uitvoeren. Een lastige klus bleek dat te zijn. Ik heb al eerder gemeld dat veel supermarktmanagers het op hun eigen manier willen doen. De werkzaamheden zijn geobserveerd en genoteerd met behulp van een pda. (Werkzaamheden zoals van Verkoopklaar, lossen e.d., zijn geobserveerd met behulp van een videocamera.)
De klantwaardering, en ik neem aan ook een visuele waardering door Diversey, c.q. een deskundige, is meegenomen in de bepaling van de benodigde frequentie.
Zitten hierin nog opvallende of logische conclusies ? In de Handboeken staat ook een Excel-lijst met daarin de frequentie per groep. Ik weet niet zeker of dit ook de frequentie is die in het vierde kwartaal toegepast gaat worden, en die dus ook nu al toegepast mag gaan worden, maar het heeft ook achtwekelijkse- en zelfs kwartaalfrequenties.
Sommige frequenties zul je zeker herkennen als logisch : zo gaan Papierwaren, Babyverzorging, Periode en Basis non-food over naar schoonmaken per kwartaal. Logisch, niets mis mee.
Sommige groepen blijven zoals ze zijn, per periode : bv. Koek, Broodvervangers, Oosters, Dierenvoeding hond. Logisch, niets mis mee.
Er zijn echter ook groepen waar ik het echt niet mee eens kan zijn. Niet vanuit mijzelf geredeneerd maar vanuit de klant die dagelijks of wekelijks bij ons over de vloer komt. Hoe zou die het vinden als de Rijst per 4 weken schoongemaakt wordt ? Of de Suiker 1 keer in de week ? Wij hebben 3 meter Suiker en de stofzuiger gaat er elke dag langs. Soms kan dat in 10 seconden, soms heb je er meer dan 5 minuten voor nodig. De havermoutvlokken zullen vier weken in het vak blijven liggen, net als de kattengrind. De eet- en drinkzuivel gaat van vier- naar tweewekelijks. Dit lijkt een verbetering maar wij doen het vier keer per week en eigenlijk wil ik dat elke dag. Een ernstig gebrek aan Kwaliteitsmedewerkers, zeker zo'n 60 uur, voorkomt dat echter.
Noodgedwongen moeten wij dus ook elke dag afwegen welke groepen er een periode over kunnen slaan. De groepen die bij de nieuwe werkwijze in een lagere frequentie gedaan gaan worden doen wij dus al op deze manier. Elk nadeel hep ze voordeel.

Uren

Maar welke gevolgen heeft dit allemaal voor de uren die het Kwaliteitsteam mag gebruiken ?
Dit blijkt, zoals het er nu voor staat, wel mee te vallen. Een gemiddeld filiaal dat nu 68 uur gebruikt voor de werkzaamheden van het Kwaliteitsteam mag daar later in dit jaar 2 uur minder voor gebruiken.
De schade valt dus mee. Belangrijk is dan wel dat de Kwaliteitsmedewerker die werkzaamheden uitvoert die tot zijn of haar takenpakket behoort en niet al die andere taken die ze er tegenwoordig 'bijdoen'.
Hier ligt een mooie contrlerende taak voor de Operationeel manager en de Regio Manager, eventueel in samenwerking met de nieuw op te richten Regionale Ondernemingsraden waar een Kwaliteitsmedewerker in vertegenwoordigd zal zijn. Het uitvoeren van de processen zoals ze op het Hoofdkantoor bedacht zijn, in samenwerking met de filialen, zal nog een hele uitdaging worden.

Snijden in eigen vlees

Bij mijn laatste bericht kwam bij de reacties een herkenbare situatie binnen. Een situatie die ik steeds vaker hoor van collega's in het land.

"Ik heb veel aan dit blog. Lees het vaak en heb ook wel 's 'n reactie geplaatst. Nu wil ik ook weer 'ns iets in de groep gooien. Ik lees over bijpringen op andere afdelingen. Wij zijn 'n wijkwinkel in een middelgrote stad. Ons KW team is vorig jaar gehalveerd. DWZ ik werk 26 uur en mijn nieuwe collega (die ook al niet om deze baan had gevraagd net als ik maar ik heb begrepen dat dit bij AH vaak gebeurd, mensen op plekken zetten waar ze niet willen zijn)werkt er 16. Soms overlappen wij elkaar een uurtje maar meestal tobben wij alleen. Het is een oude winkel die slecht te onderhouden is (dat lees ik vaker op dit blog)
Op zaterdag is er bijvoorbeeld alleen 's morgens KW voor 4 uurtjes! Vervanging bij vakantie of ziekte is er niet bij (hooguit voor de vloer en de temperaturen) Daarbij is het in ons filiaal zo geregeld dat het KWteam bijspringt bij de kassa. Elke dag wel meerdere keren. Bij de diversey controle scoorden wij 96% ofzo (Onbegrijpelijk trouwens)SM zeer tevreden dus waar heb je het over zou je zeggen. Het voelt gewoon niet zo goed. SM luistert wel naar klachten maar daar blijft het bij. Hij vind het wel best zo. Als hij iets "vindt" wat niet schoon is plaatst hij daar een opmerking over en bij commentaar van mijn kant (geen tijd voor gehad!!!)wordt er gezegd. Nou ja zoveel werk is dat toch niet. Veel kleintjes maken 1 grote en dat is nou juist het probleem hier. Omdat je er telkens af moet ga je dingen vergeten en dan is het alweer tijd om naar huis te gaan. langer blijven???Echt niet! Elke dag dik 6 uur door de winkel racen (ik ben 59) daar wil een mens best moe van worden. Moet je dat dan maar steeds uitleggen en maar hopen dat Diversey deze keer wéér op dingen let waar wij toevallig aan hebben gewerkt???LIjkt me niet. Er was ook nog sprake van het opheffen van het hele KWteam Tel uit je winst dan wordt het zéker een zootje!!
Dit wilde ik toch even kwijt!
groet een niet helemaal tevreden KW medewerkster"

Kassa draaien, codeboek lopen, vullen en meer van dat soort dingen.

Het gaat fout. En ik hoop dat ze dat in Zaandam ook door hebben. Ik weet dat er vandaag weer bar slechte cijfers over de nederlandse economie waren maar met alleen maar snijden in de kosten snij je uiteindelijk in je eigen vlees.
Als AH een auto zou zijn dan slaan we de jaarlijkse beurt maar over, de APK doen we niet (een boete riskerend), deuken worden niet hersteld en de banden zijn totaal versleten. Maar he, de kosten zijn in ieder geval laag !

Do's and Dont's

Afgelopen dinsdag was er nog geen rapport beschikbaar van Johnson dus voor alle conclusies moet ik nog even wachten. Mijn collega meldde in ieder geval dat er twee maal geen temperatuur was gelopen/ingevuld. Gelopen is het rondje wel zijn maar ingevuld misschien niet.Als er nieuwe medewerkers zijn kan de aanmelding voor haccp-digitaal nog weleens problematisch verlopen.
Als je iemand dan 'opgeleid' hebt van 9.00 tot 13.00 uur en die persoon staat de eerst volgende keer alleen op een drukke vrijdag dan heb je een probleem. Ze had de temperatuur op de papieren lijst, die ik vooraf voor haar had uitgeprint, ingevuld maar kon dit niet in haccp-digitaal invullen.

We waren ernstig op zoek naar nieuwe collega's om de gaten te vullen. Ze werd dus min of meer in het diepe gegooid.
In de 'normale' situatie leveren wij als Kwaliteitsteam al uren in omdat een extern schoonmaakbedrijf de vloer doet maar dit kost ons meer uren dan het werk ons zelf zou kosten.Ga daar in het kader van de Bezuinigingen2012 nog eens op korten dan hou je maar 77 uur over om te besteden aan Kwaliteit.
En als je die uren in eerste instantie niet eens kunt invullen dan wordt je vanzelf grijs. Niet alleen in je score maar ook van de zorgen.

Eind vorig jaar zijn er in het hele land tijdens de eindsprint dingen verkeerd gegaan. De service naar de klant en een correcte omgang met het personeel kwam hierdoor onder druk te staan. Om herhaling te voorkomen zijn er dit jaar do's and dont's opgesteld. Deze do's and dont's zijn in week 16 via de OM's verspreid naar SM's, ASM's en Teamleiders.
Ik heb echter niets vernomen. Ik behoor dan ook niet tot dat selecte groepje Albert Heijners. Navraag bij enkele collega's van de vulploeg leerde dat ook zij niets gehoord hadden.
Essentieel onderdeel van een juiste uitvoering van de do's and dont's lijkt mij wel de mogelijkheid tot controle door degenen die er de gevolgen van ondervinden.
Om het simpel te stellen : als de verkeersregels aangepast worden, stoppen bij een groen verkeerslicht en doorrijden bij rood, is het wel handig als de verkeersdeelnemers daarvan op de hoogte zijn. Anders krijg je ongelukken.
Dat er do's and dont's zijn weet ik ook alleen maar via de OR op AH Plaza. Eens te meer een reden voor iedereen om AH Plaza te lezen. Misschien kan de OR een enquete onder AH-ers houden om er achter te komen in hoeverre de do's and dont's in alle gelederen zijn doorgedrongen ?

We hebben geleerd van 2011, laten we nu ook wat leren van 2012.

Diversey op pad ?

Het is hier van mijn kant een beetje stil geweest maar er reageren nog wel collega's. Het is dus zeker de moeite waard om ook de reacties te lezen en elkaar met advies bij te staan.
Dat er gereageerd is komt automatisch bij mij als email binnen dus het is zeker niet zo dat ik niet op de hoogte ben.
Waar ik echter niet van op de hoogte ben is dat Diversey weer met z'n halfjaarlijkse ronde begonnen schijnt te zijn, zoals uit de reactie van Desiree blijkt. Desiree, gefeliciteerd met je 98%.
Ik ben er af en toe 1 of 2 weekjes tussenuit maar als ik weer op het werk ben lees ik altijd de Deze Week van voorgaande weken door (Ik kan Plaza thuis niet openen). Mij is alleen de mededeling opgevallen dat de berichtgeving voor de Kwaliteitsmedewerker teruggedraaid is naar de status 'indien noodzakelijk'. Jammer, maar gezien de reorganisaties in het kader van de 'Way of Working' begrijpelijk. Bij Business Services Stores, het voormalige Winkelorganisatie Support, zijn de afdelingen Verkoopklaar en Verkoopafhandeling samengevoegd. Ongetwijfeld moet er nu met minder mensen minstens hetzelfde werk verricht worden
.
Afijn, Diversey is dus weer op pad.
Met ons huidige gebrek aan mankracht en de Bezuinigingen 2012 heeft het Kwaliteitsteam niet de mogelijkheid om de winkel tiptop in orde te houden. Met een maximum van 77 uur per week, waaronder 2 nieuwe parttimers, is een XL niet goed bij te houden. Een score van 98% zit er dus helaas niet in.