Veranderingen voor de Kwaliteitsmedewerker

Deze week was het dan zover. Degenen die Hans' commentaar hebben gelezen waren misschien net zo nieuwsgierig als ik. Wat gaat er veranderen voor de Kwaliteitsmedewerkers ?
Dat er uren geminderd zouden worden wist ik al en dat is ook niet iets wat in de Handboeken vermeld hoeft te worden.

Q4 2013

De veranderingen treden officieel pas in werking in het vierde kwartaal van 2013. Ook het veranderde urenaantal wordt dan toegepast. Maar let op ! Deze procesoptimalisatie kan ook al eerder in je filiaal toegepast worden.

Handboeken

Klik op Plaza op de applicatie 'Handboeken' en daarna op de tab 'wijzigingen'. Je krijgt dan de laatste wijzigingen in de Handboeken te zien. Voor ons zijn de wijzigingen van week 14 van belang. Overigens zie je hier ook de wijzigingen die plaats gaan vinden voor de afdelingen Verkoopklaar, Verkoopafhandeling en Verkoop.
Twee stukjes tekst zal ik hier ook laten zien.

Let op. Deze procesoptimalisatie zal in Q4 nader worden toegelicht en officieel in de uren zijn verwerkt. In de tussentijd kun je hier al wel mee aan de slag gaan.


Inleiding 


Naast het normerem van de verschillende werkzaamheden hebben we met elkaar gekeken naar de frequentie hiervan. Dit is gedaan samen met de winkels en Diversey. Om dit concreet te make willen we dit overzicht met julli delen. Hierin kan je zowel de frequentie van een activiteit als de tijdsduur terugvinden. Om het overzichtelijk te houden hebben we de post 'overige' hier buiten gelaten (bijv. toiletten/kantine etc.)

Het kwaliteitsteam gebruikt HACCP digitaal waarin de werkzaamheden staan per dag. Dit blijft ongewijzigd. We gaan dit op termijn wel centraal zo aanpassen dat we de frequentie van de acticiteiten hierin overnemen.


Effecten


Duidelijkheid naar de medewerker en een specifiek schonere winkel. Hierin hebben we ons vooral gefocust op schoonhouden in plaats van schoonmaken. Dit resulteert in een hogere klantwaardering.


Risico's


Wat we terug zien in de winkels is dat de Kwaliteitsmedewerker veelal een extra takenpakket toebedeeld heeft gekregen. Lampen vervangen, toiletten ontstoppen, timmer werkzaamheden maar ook het lopen van het codeboek. Deze werkzaamheden vallen niet binnen het takenpakket van de Kwaliteitsmedewerker. Kortom zet de Kwaliteitsmedewerker in waar hij of zij voor bedoeld is.

En deze.

Let op. Deze procesoptimalisatie zal in Q4 nader worden toegelicht en officieel in de uren zijn verwerkt. In de tussentijd kun je hier al wel mee aan de slag gaan.

Inleiding

we gaan onderscheid maken in de frequenties van het bodembak schoonmaken. In de huidige normering gaan we uit van een periodieke schoonmaak van eens in de vier weken. Deze hebben we specifieker gemaakt per metrage. Zo zullen metrages waar meer vervuiling optreed frequenter in HACCP digitaal terugkomen (bijvoorbeeld wekelijks) en bij metrages waar weinig tot geen vuil is minder frquent (bijvoorbeeld toiletpapier viermaal per jaar). Een overzicht hiervan zal worden opgenomen in Excel waar concreet wordt wat de frequentie is per metrage.

Centraal zal HACCP digitaal hierop worden aangepast. Zorg ervoor dat je de werkzaamheden op de juiste momenten uitvoert, zoals HACCP digitaal aangeeft.

Effecten

Een specifiekere schonere winkel waarin er voor de medewerker meer focus en tijd komt op de plekken die sneller en vaker vies zijn.

Risico's

Het werken met HACCP digitaal is een vereiste.

Kritische punten in het proces

Door de frequentie van de bodembakken beter op de praktijk af te stemmen gaan we steeds meer toe naar schoonhouden in plaats van schoonmaken. Er is voor normering uitgegaan dat de medewerker de bodembak reinigt zowel boven op als er onder.

Wanneer een winkel dit als standaard proces uitvoert zal het schoonmaken steeds efficienter gaan plaatsvinden. wanneer een winkel niet de werkprocessen afstemt op HACCP digitaal, en/of de uren inzet waar ze voor bedoeld zijn, zal het relatief meer tijd kosten om weer op niveau te komen.

Tijdens het lezen van deze stukjes had ik een gevoel van herkennning en erkenning. Het werk kan efficienter: onnodige dingen hoeven minder vaak en sommige groepen hebben meer aandacht nodig.
Zouden ze dan toch dit blog lezen ?

Frequentie

Maar wat is dan de nieuwe frequentie ? Hoe hebben ze die bepaald ?
Er zijn filialen gezocht die de huidige processen op de juiste manier uitvoeren. Een lastige klus bleek dat te zijn. Ik heb al eerder gemeld dat veel supermarktmanagers het op hun eigen manier willen doen. De werkzaamheden zijn geobserveerd en genoteerd met behulp van een pda. (Werkzaamheden zoals van Verkoopklaar, lossen e.d., zijn geobserveerd met behulp van een videocamera.)
De klantwaardering, en ik neem aan ook een visuele waardering door Diversey, c.q. een deskundige, is meegenomen in de bepaling van de benodigde frequentie.
Zitten hierin nog opvallende of logische conclusies ? In de Handboeken staat ook een Excel-lijst met daarin de frequentie per groep. Ik weet niet zeker of dit ook de frequentie is die in het vierde kwartaal toegepast gaat worden, en die dus ook nu al toegepast mag gaan worden, maar het heeft ook achtwekelijkse- en zelfs kwartaalfrequenties.
Sommige frequenties zul je zeker herkennen als logisch : zo gaan Papierwaren, Babyverzorging, Periode en Basis non-food over naar schoonmaken per kwartaal. Logisch, niets mis mee.
Sommige groepen blijven zoals ze zijn, per periode : bv. Koek, Broodvervangers, Oosters, Dierenvoeding hond. Logisch, niets mis mee.
Er zijn echter ook groepen waar ik het echt niet mee eens kan zijn. Niet vanuit mijzelf geredeneerd maar vanuit de klant die dagelijks of wekelijks bij ons over de vloer komt. Hoe zou die het vinden als de Rijst per 4 weken schoongemaakt wordt ? Of de Suiker 1 keer in de week ? Wij hebben 3 meter Suiker en de stofzuiger gaat er elke dag langs. Soms kan dat in 10 seconden, soms heb je er meer dan 5 minuten voor nodig. De havermoutvlokken zullen vier weken in het vak blijven liggen, net als de kattengrind. De eet- en drinkzuivel gaat van vier- naar tweewekelijks. Dit lijkt een verbetering maar wij doen het vier keer per week en eigenlijk wil ik dat elke dag. Een ernstig gebrek aan Kwaliteitsmedewerkers, zeker zo'n 60 uur, voorkomt dat echter.
Noodgedwongen moeten wij dus ook elke dag afwegen welke groepen er een periode over kunnen slaan. De groepen die bij de nieuwe werkwijze in een lagere frequentie gedaan gaan worden doen wij dus al op deze manier. Elk nadeel hep ze voordeel.

Uren

Maar welke gevolgen heeft dit allemaal voor de uren die het Kwaliteitsteam mag gebruiken ?
Dit blijkt, zoals het er nu voor staat, wel mee te vallen. Een gemiddeld filiaal dat nu 68 uur gebruikt voor de werkzaamheden van het Kwaliteitsteam mag daar later in dit jaar 2 uur minder voor gebruiken.
De schade valt dus mee. Belangrijk is dan wel dat de Kwaliteitsmedewerker die werkzaamheden uitvoert die tot zijn of haar takenpakket behoort en niet al die andere taken die ze er tegenwoordig 'bijdoen'.
Hier ligt een mooie contrlerende taak voor de Operationeel manager en de Regio Manager, eventueel in samenwerking met de nieuw op te richten Regionale Ondernemingsraden waar een Kwaliteitsmedewerker in vertegenwoordigd zal zijn. Het uitvoeren van de processen zoals ze op het Hoofdkantoor bedacht zijn, in samenwerking met de filialen, zal nog een hele uitdaging worden.

De column van Sander

In de Aha nr.1 van het nieuwe jaar spreekt Sander van der Laan in de hoedanigheid van Algemeen Directeur albert Heijn ons bij over verleden, heden en toekomst.

De feestdagen zijn voorbij en de broekriem moet aangehaald worden. Ik dacht juist dat de broekriem na de feestdagen een paar gaatjes ruimer gezet moest worden. We worden in ieder geval weer dood gegooid met reclame over afvallen en fitnessen.

De broekriem moet in ieder geval bij de winkelmedewerkers van Albert Heijn aangehaald worden, zowel letterlijk als figuurlijk. Letterlijk omdat we weer hard gewerkt hebben in de feestdagen en figuurlijk omdat het door het snijden in de kosten (of was het snijden in eigen vlees=zelfmutilatie ?), weer met minder mensen meer werk moeten doen.

Sander meld het in zijn column : in het kerstrapport van marktonderzoeksbureau GfK Panel Services staat de XL-formule weer op de eerste plaats, de reguliere AH(wijk)winkels zijn gezakt van plaats 5 naar plaats 6.

"Met name in de categorieen 'netheid winkel' en 'goede versafdeling' hadden we meer punten kunnen scoren. Laten we hiervan leren en er de komende tijd allemaal extra hard tegenaan gaan".

Die broekriem moet dus nog strakker gezet worden, krijgen we allemaal een mooie wespentaille.
Als ik zie en hoor hoe er op uren bezuinigd wordt - de OR heeft onlangs nog een enquete gehouden over de OPWU en werkdruk - dan verbaasd het mij niet dat de netheid van de winkel minder is geworden. Ik ken de orders van bovenaf niet, communicatie is bij menig bedrijf niet het sterkste punt, maar heb toch de indruk dat menig Supermarktmanager de regels op zijn of haar eigen manier uitvoert. Doen ze het wel volgens de regels dan is de situatie eigenlijk alleen nog maar zorgwekkender. De herinnering aan de  'Eindsprint' van 2011 ligt nog vers in het geheugen.
Veel regels/opdrachten zijn toen fout (?) uitgevoerd wat tot een slecht winkelbeeld en veel onrust leidde.
Ook nu wordt er weer gesneden in uren of uren geminderd door 'natuurlijke afvloeiing'.
Het Kwaliteitsteam heeft een vast aantal uren, minder klanten heeft slechts een gering effect op de netheid van de winkel. Geen klanten (en geen vakkenvullers) houdt de winkel aardig schoon maar die optie kan maar beter geen werkelijkheid worden.
Toch zie je ook hier het aantal werkelijk gebruikte uren teruglopen. In mijn eigen winkel zie ik dat terug. Wij gebruiken ongeveer 55 uur voor Kwaliteit terwijl er voor de benodigde werkzaamheden zo'n 130 nodig zijn. Goed voor de OPWU (Opbrengst Per Gewerkt Uur) zullen we maar zeggen.
En niet alleen het directe werk van Kwaliteit heeft er onder te lijden : zo wordt er alleen nog maar bij de 'eieren' fifo gevuld. Degene die het codeboek doet moet het dan weer recht breien, wat uiteraard niet gaat lukken met minder uren. Fifo vullen is ook een beoordelingspunt bij de halfjaarlijkse controle van Diversey dus een minpuntje voor de Kwaliteitsmedewerker.
Om nog maar te zwijgen van de klant die een verhoogd risico loopt op het kopen van produkten die (ver) voorbij de houdbaarheidsdatum zijn. Geen beste reclame voor je winkel.
Er moet een manier gevonden worden om met kostenbeheersing toch een goed resultaat te behalen.

'Op de kleintjes letten' is mooi maar zoals ik al eens eerder gezegd heb 'de kost gaat voor de baat uit'.

Do's and Dont's

Afgelopen dinsdag was er nog geen rapport beschikbaar van Johnson dus voor alle conclusies moet ik nog even wachten. Mijn collega meldde in ieder geval dat er twee maal geen temperatuur was gelopen/ingevuld. Gelopen is het rondje wel zijn maar ingevuld misschien niet.Als er nieuwe medewerkers zijn kan de aanmelding voor haccp-digitaal nog weleens problematisch verlopen.
Als je iemand dan 'opgeleid' hebt van 9.00 tot 13.00 uur en die persoon staat de eerst volgende keer alleen op een drukke vrijdag dan heb je een probleem. Ze had de temperatuur op de papieren lijst, die ik vooraf voor haar had uitgeprint, ingevuld maar kon dit niet in haccp-digitaal invullen.

We waren ernstig op zoek naar nieuwe collega's om de gaten te vullen. Ze werd dus min of meer in het diepe gegooid.
In de 'normale' situatie leveren wij als Kwaliteitsteam al uren in omdat een extern schoonmaakbedrijf de vloer doet maar dit kost ons meer uren dan het werk ons zelf zou kosten.Ga daar in het kader van de Bezuinigingen2012 nog eens op korten dan hou je maar 77 uur over om te besteden aan Kwaliteit.
En als je die uren in eerste instantie niet eens kunt invullen dan wordt je vanzelf grijs. Niet alleen in je score maar ook van de zorgen.

Eind vorig jaar zijn er in het hele land tijdens de eindsprint dingen verkeerd gegaan. De service naar de klant en een correcte omgang met het personeel kwam hierdoor onder druk te staan. Om herhaling te voorkomen zijn er dit jaar do's and dont's opgesteld. Deze do's and dont's zijn in week 16 via de OM's verspreid naar SM's, ASM's en Teamleiders.
Ik heb echter niets vernomen. Ik behoor dan ook niet tot dat selecte groepje Albert Heijners. Navraag bij enkele collega's van de vulploeg leerde dat ook zij niets gehoord hadden.
Essentieel onderdeel van een juiste uitvoering van de do's and dont's lijkt mij wel de mogelijkheid tot controle door degenen die er de gevolgen van ondervinden.
Om het simpel te stellen : als de verkeersregels aangepast worden, stoppen bij een groen verkeerslicht en doorrijden bij rood, is het wel handig als de verkeersdeelnemers daarvan op de hoogte zijn. Anders krijg je ongelukken.
Dat er do's and dont's zijn weet ik ook alleen maar via de OR op AH Plaza. Eens te meer een reden voor iedereen om AH Plaza te lezen. Misschien kan de OR een enquete onder AH-ers houden om er achter te komen in hoeverre de do's and dont's in alle gelederen zijn doorgedrongen ?

We hebben geleerd van 2011, laten we nu ook wat leren van 2012.

Loonsomtarget

Heb je het al gemerkt ? Minder mensen op de vloer ? Misschien (waarschijnlijk) ook van het Kwaliteitsteam. "Tot morgen !" "Nee joh, ik ben morgen vrij". "Sta ik alleen dan ?" "Helaas wel ja, sterkte."
Er is een loonsomtarget gesteld. D.w.z. dat het aantal uren vermenigvuldigt met het uurloon niet boven een bepaald bedrag uit mag komen. Met minder omzet hoef je ook minder te vullen, dat begrijp ik, maar de uren van het Kwaliteitsteam zijn metragegebonden en niet omzetgebonden. Een meter toetjes schoonmaken kost tijd. 5 meter toetjes schoonmaken kost 5 keer zoveel tijd.

De Ondernemingsraad stuurde vandaag een enquete rond met een aantal vragen. Of we van de loonsomtarget gehoord hadden bv., of wat je er van merkte in de winkel en of er nog mogelijkheden waren om op de loonsom te bezuinigen. Gisteren en vandaag hoorde ik er toevallig van. Wij hebben geen weekpraatje maar het zou wel prettig geweest zijn om daar als groep iets van te horen hebben gekregen. Ik kan komende week voor de haccp bijspringen in een ander filiaal anders was ook mij verzocht om komende week maar vrij te nemen. En eind november neem ik al twee weken vrij, ben ik toch nog goed bezig voor de loonsom. Toch word ik er niet vrolijk van.
Snel nog even minder uren gebruiken, goed voor de winst en de aandeelhouders. Het lijkt een beetje op het krijgen van hoog bezoek in je winkel, alles moet super gespiegeld worden. Alsof die winkel er altijd zo top uit ziet. Niet.
En dat is ook zo'n punt waarop bezuinigd kan worden. Wij spiegelen terwijl daar geen uren voor zijn. Er moet spiegelend gevuld worden immers. En als er dan ook meteen efficienter gevuld gaat worden, dus niet met twee doosjes 10 meter lopen en dan teruggaan voor de volgende twee, dan scheelt dat ook weer de nodige uurtjes.

De Ondernemingsraad is 8 en 10 november aanwezig tijdens de dialoogdagen waarbij ook de directeur winkels Paulo Peereboom aanwezig is. De OR neemt de resultaten van de enquete daarin mee.
Ik zou daar best bij willen zijn.