Kwaliteitsteam443

Gisteren hielpen wij als Kwaliteitsteam443 onze tweede filiaal. Ons eerste filiaal was een voormalige C1000 in Weesp en dit keer had een filiaal in Hilversum de eer om het hulpteam over de vloer te krijgen. Nadat het de eerste keer nogal schortte aan de organisatie was ons duidelijk dat er strakkere voorwaarden gesteld moesten worden voordat hulp gegeven kon worden. De lijst met voorwaarden is vooraf besproken met de Kwaliteitsmedewerker en de SM.


De Kwaliteitsmedewerker moet :
- kennis hebben van de werkmap
- kennis hebben van de handboeken op Winkelweb
- HACCP-digitaal beheersen, uitvoerend en plannend
- kunnen omgaan met de WISE-ht en de computer
- VRO-artikelen kunnen bestellen
- TIB-artikelen kunnen bestellen via de SM
- benodigd gereedschap kunnen kopen bij derden


Het Management moet :
- het Kwaliteitsteam volledig ondersteunen
- de KM geen ander werk laten doen
- een Teamleider aanwijzen die leiding geeft aan het Kwaliteitsteam


een Teamleider is :
- aanspreekpunt voor en tijdens de hulpdag


Materialen moeten :
- (op tijd) aanwezig zijn
- geordend zijn
- schoon zijn
- de dag voorafgaand klaar gezet worden


Als onze hulp ingeroepen wordt komen wij langs om in de winkel te bekijken welke assortimentsgroepen op niveau gebracht dienen te worden. Als referentiepunt gebruiken wij hierbij de eerder uitgevoerde nulmeting. Uiteraard worden ook de mogelijke oorzaken besproken en hoe herhaling te voorkomen. Vervolgens worden er mogelijke data voor de hulpdag vastgesteld en vindt er overleg plaats met de leden van het Kwaliteitsteam443 welke dag het meeste schikt. Dit blijkt in de praktijk lastiger dan het op het eerste gezicht lijkt. Men moet uiteraard zelf op die datum kunnen en ook toestemming krijgen van het eigen filiaal. Hoe meer leden het Kwaliteitsteam443 heeft, des te makkelijker kan er een team voor een bepaalde dag samengesteld worden.

In de weken voorafgaand aan de hulpdag wordt met regelmaat contact opgenomen met het filiaal om de voortgang van de voorbereidingen te controleren. Het is heel vervelend voor het hulpteam om op de dag van uitvoering om 7 uur 's morgens bij het filiaal aan te komen om te moeten constateren dat gemaakte afspraken niet nagekomen zijn. Zo moeten de avond voorafgaand aan de hulpdag 2 meter van de onder handen te nemen assortimentsgroepen leegehaald worden zodat er direct begonnen kan worden. Werkkoppels krijgen een personeelslid toegewezen die op de hulpdag de volgende meter leeg maakt en schone meters weer vult. Dit bevordert de voortgang van de werkzaamheden en zorgt er voor dat produkten weer snel verkrijgbaar zijn voor de klanten. Het is natuurlijk een tijdsinvestering voor het filiaal die de OPWU enigszins onder druk zet maar die zich met de juiste borging achteraf dubbel en en dwars terug zal verdienen. Filialen die bij een HACCP-audit 'rood' scoren moeten een plan van aanpak maken en krijgen 6 weken later een nieuwe controle van CAS, de afdeling interne controle van het hoofdkantoor. Hulp van het Kwaliteitsteam443 past natuurlijk uitstekend in een plan van aanpak. Het filiaal van gisteren had de zaken energiek aangepakt en tesamen met de hulpdag is men al een heel eind in de goede richting. Nu is het zaak om het behaalde resultaat vast te houden en zelfs uit te breiden naar bv. dienstruimten en verkoopafdelingen.

Over twee weken nemen wij contact op met het filiaal om te informeren naar de stand van zaken en nog eens twee weken daarna gaan wij langs bij het filiaal voor een inspectie. Alle periodieke werkzaamheden zijn dan minstens 1 maal gedaan dus ook de door het hulpteam onder handen genomen assortimentsgroepen moeten dan in orde zijn. Tussendoor controleert de Operationeel Manager de winkel nog tijdens werkbezoeken en 16 weken na de hulpdag brengen wij nog een kort bezoekje aan de winkel. Heeft men zich niet aan de afspraken gehouden en is de hygiene in het filiaal weer problematisch dan krijgt men geen hulp meer van het Kwaliteitsteam443.



Gisteren waren wij met 6 man/vrouw sterk. Twee leden van Kwaliteitsteam443, 1 onverwachte maar zeer welkome invaller en 2 Kwaliteitsmedewerkers en 1 hulpkracht van het filiaal zelf.

Bas, Anneke en Marco druk bezig bij de eetzuivel.

Van 7 uur 's morgens tot 4 uur 's middags hebben wij zeer intensief gewerkt en 5 meter eetzuivel en 7 meter vleeswaren zb en salades schoongemaakt. Platen, wanden, draadstelling, verdelers en verdelerhouders, stickerhouders, frontglas, roosters, vloer onder stelling, kortom ALLES werd schoongemaakt. We hebben op een paar vierkante meter heel prettig samengewerkt, veel lol gehad en een uitstekend resultaat behaald.

Nu volgt i.v.m. de vakanties een zomerstop en in september hoopt Kwaliteitsteam443 weer een project te kunnen uitvoeren.

Eerste bijeenkomst Kwaliteitsteam443

De kop is er af. Wij hebben als Kwaliteitsteam443 onze eerste bijeenkomst gehad. Grappig toch, dat je als onbekenden bij elkaar komt maar direct met elkaar aan de praat raakt over het werk. Herkenbaar en toch hoor je ook nieuwe dingen.

We hebben onszelf voorgesteld aan elkaar en ik heb verteld hoe ik tot dit idee gekomen ben. De vakanties (erg belangrijk :-) en de werkroosters zijn genoteerd en we hebben een lijst opgesteld van VRO-, TIB- en winkelartikelen die een Kwaliteitsteam minimaal in huis moet hebben. Deze lijst gaat naar het te helpen filiaal zodat alle ontbrekende dingen besteld kunnen worden. Zelf nemen wij voor de zekerheid, en omdat het praktisch is, ook nog het een en ander mee.

Totnutoe heeft zich slechts 1 filiaal aangemeld dus we hoeven niet te kiezen wie er het eerst aan de beurt is. Hebben wij dan zulke fantastisch schone filialen in ons winkelgebied ? Welnee, maar er zijn filialen die het Kwaliteitsteam niet op orde hebben en dat is toch een van de voorwaarden voor hulp omdat het behaalde resultaat wel geborgd moet worden. Er zijn ook filialen die hun eigen achterstand niet meer 'zien' en die met de eerste uitslagen van de TopShop-wedstrijd nog meer in slaap gesust worden. Hopelijk zien en horen zij, na ons eerste filiaal, dat het de tijdsinvestering waard is.
Nu eerst een afspraak maken met ons eerste filiaal om alles door te spreken en een datum te prikken. Tineke, Gerard, Bas en Theo hebben er in ieder geval zin in.

Kwaliteitsteam 443

De afgelopen tijd ben ik druk bezig geweest met de eerste fase in het opzetten van het Kwaliteitsteam 443. Er is een nulmeting uitgevoerd bij de meeste filialen in ons winkelgebied en tezamen met het periode-gemiddelde bij het onderdeel hygiene van de Next Topshop wedstrijd en de novemberscore van JohnsonDiversey kan er nu een overzicht gemaakt worden welke filialen in aanmerking komen voor hulp. Er is een mail gestuurd naar de filialen met het verzoek aan de SM's om hun Kwaliteitsmedewerkers te informeren en te interesseren om deel te nemen in dit Kwaliteitsteam 443. Er zijn nog weinig reacties teruggekomen - leest iedereen zijn mail wel ? - maar de OM brengt bij iedere SM de oprichting en het doel van het Kwaliteitsteam443 extra onder de aandacht.

Het doel is om de hygiene van de filialen op een hoger niveau te brengen. Filialen kunnen om verschillende redenen een achterstand hebben. Denk hierbij bv. aan ziekte of het ontbreken van een Kwaliteitsmedewerker. Samen met de SM en KM wordt nagegaan waardoor de problemen zijn ontstaan en worden er afspraken gemaakt om herhaling te voorkomen. De juiste middelen en gereedschappen waar de KM mee werkt moeten aanwezig zijn en eventueel besteld worden, daarna wordt samen met SM en KM geinventariseerd welke groepen in de winkel aangepakt zullen worden. Vervolgens wordt er een dag vastgesteld waarop het Kwaliteitsteam komt helpen. Op deze dag pakt het team de meest dringende en in het oog springende zaken in de winkel aan. Met behulp van enkele medewerkers Verkoopklaar kan een (koel)stelling snel leeggehaald worden waarna alle onderdelen van de stelling onder handen genomen kunnen worden. Tijdens het schoonmaken kan het volgende onderdeel leeggehaald worden, enz.. Als je zo met een team van 4 extra Kwaliteitsmedewerkers en een paar medewerkers Verkoopklaar door de winkel gaat kun je heel wat bereiken. Het lijkt mij ook een goed idee om in het kader van het project 'Samen werken' iemand van de afdeling Winkelorganisatie Support Verkoopklaar van het hoofdkantoor uit te nodigen om mee te doen.

Het een en ander vraagt natuurlijk een investering in uren van het te helpen filiaal maar het grote voordeel is dat een deel van de winkel hierna veel minder inspanning kost om schoon te houden. Hierdoor komt tijd vrij voor de eigen Kwaliteitsmedewerkers om andere mindere punten in de winkel aan te pakken. Een bijkomend, maar niet minder belangrijk voordeel is dat de Kwalitweitsmedewerkers onderling veel tips en ideeen uit kunnen wisselen.
Na de 'hulpdag' vinden er nog nacontroles plaats om te zien of de gemaakte afspraken worden nagekomen. Borging van de behaalde resultaten is uitermate belangrijk. Terugzakken naar het oude niveau en vervolgens roepen dat we Kwaliteitsteam443 wel weer even bellen is niet de bedoeling. Integendeel. Als de hygiene blijvend op een hoger peil komt zou een Kwaliteitsmedewerker van de winkel juist deel kunnen nemen in het Kwaliteitsteam443 om andere filialen te kunnen helpen. Bij meerdere deelnemers kan er gerouleerd worden waaardoor men hooguit 3 a 4 keer per jaar een dagje weg is uit het eigen filiaal.
Lijkt het je wel wat om zoiets ook voor je eigen winkelgebied op te zetten of heb je vragen, ideeen of opmerkingen neem dan gerust contact met mij op. Je kunt mij bereiken via dit blog of via email op kwaliteitsteam443@casema.nl .